Informace č.j.: JMK 150692 /2008
Jihomoravský kraj
Krajský úřad Jihomoravského kraje
Žerotínovo nám. 3/5, 601 82 Brno
Váš dopis zn./ ČJ. Sp.Zn. Vyřizuje/linka Brno
ze dne JMK 150692 /2008 S-JMK 150692/2008 OKP Poláčková/541651217 3. 12. 2008
„Výmaz elektronické pošty/2“ – poskytnutí informace
Vážení,
dne 23. 11. 2008 byla na elektronickou podatelnu Jihomoravského kraje a jeho orgánů doručena Vaše žádost o poskytnutí informace podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon č. 106/1999 Sb.“) s názvem „Žádost o informace dle zákona 106/99 – výmaz elektronické pošty/2“ (dále jen „Žádost“).
V Žádosti uvádíte:
„Ve sdělení Moravského zemského archivu čj. 257/08-Brz je uvedena informace, že vedení úřadu (JMK) rozhodlo o okamžitém výmazu elektronické pošty volených zástupců.
Dále je zde uvedeno, že bude z úrovně odboru archivní a spisové služby MV přezkoumána otázka archivace elektronické pošty volených zástupců a že bude v této věci vypracován materiál, aby mohla být přijata opatření k nápravě.
Požadujeme
a) sdělit, za které období je ke dni odpovědi na tuto žádost archivována, resp. zálohována, elektronická pošta pro volené zástupce (hejtmana a radní JMK).
b) sdělit, kterým konkrétním osobám z řad, ředitele, vedoucích odborů, ‚hetmana‘ a radních, a od kdy není ‚není‘ zálohována a archivována elektronická pošta a předat kopie veškeré korespondence dokládající, že tento režim byl uveden do života a je provozován, a to za období od 1.1.2007.
f) předat na CDROM kopii veškeré emailové korespondence hejtmana, náměstka hejtmana ing. Venclíka, náměstkyně hejtmana ing. arch. Procházkové, a to za období od 1.9.2008 do 21.11.2008, tj. za období, které neprošlo do dne podání této žádosti nejkratšízakonnou (tj. jednoroční) skartační lhůtou.
d) předat na CDROM kopii veškeré emailové korespondence radního ing. Venclíka, náměstkyně hejtmana ing. arch. Procházkové, a to za období od 21. 11. 2008, tj. za období, které neprošlo do dne podání této žádosti nejkratšízakonnou (tj. jednoroční) skartační lhůtou.
Korespondencí se rozumí veškerá korespondence přijatá i odeslaná, listinná, emailová i faxová, zápisy/záznamy z jednání, ‚informormace‘ o čase, místě a účastnících jednání, pokud nebyl pořizován zápis/záznam z jednání, a dokumenty předané osobně či na podatelnu JMK. Pod pojem korespondence spadají i smlouvy o dílo, objednávky, předávací protokoly a faktury.
Dokumenty existující elektronicky požadujeme elektronicky.
Žádný dokument nepožadujeme více než 1x.
Grafické přílohy, které neexistují elektronicky, požadujeme předat jako černo-bílé kopie.
Má-li nějaký dokument více než 30 stran a neexistuje-li elektronicky, požadujeme prvních 20 a posledních 10 stran.
V souladu s § 14 odst. 5 písm. d) zákona č. 106/1999 Sb. Vám sdělujeme následující:
k písm. a) Žádosti:
- zálohování, resp. archivace e-mailových schránek „volených zástupců“(zde konkrétně hejtmana a členů Rady Jihomoravského kraje) je na jejich vlastním uvážení, resp. není centrálně řízeno. Jihomoravský kraj máv souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, spisovou službu upravenu vnitřním předpisem – směrnicí 3/INA-KrÚ Spisový a skartační řád, který byl jako vnitřní organizační předpis Krajského úřadu Jihomoravského kraje vydán jeho ředitelem. Úprava v této směrnici obsažená splňuje nejen archivní legislativu, ale i vyhlášku č. 496/2004 SB., o elektronických podatelnách (viz. kopie Protokolu ze státní kontroly, jehož předmětem byla kontrola spisového a skartačního řádu Krajského úřadu Jihomoravského kraje č.j.: MZA 257/08/04 ze dne 25. 2. 2008, kopie Vám byla poskytnuta sdělením č.j. JMK 111195/2008 ze dne 17. 9. 2008). Z technického hlediska je pro archivaci elektronické pošty na Krajském úřadě Jihomoravského kraje nainstalován a zprovozněn program GFI MailArchiver. Podle nastavených pravidel je archivována pošta externí, interní, příchozí i odchozí. Takto archivovaná elektronická pošta je přístupná pouze přihlášenému uživateli. Zálohování elektronické pošty členů Rady Jihomoravského kraje a hejtmana není centrálně řešeno tímto systémem, provádí si ji manuálně na základě svého uvážení, v této souvislosti upozorňujeme, že jednotlivý členové Rady Jihomoravského kraje, popř. hejtman nejsou povinnými subjekty ve smyslu zákona
č. 106/1999 Sb.
k písm. b) Žádosti:
- odkazujeme na výše uvedené. Z technického hlediska je pro archivaci elektronické pošty na Krajském úřadě Jihomoravského kraje nainstalován a zprovozněn program GFI MailArchiver. Podle nastavených pravidel je archivována pošta externí, interní, příchozí i odchozí. Takto archivovaná elektronická pošta je přístupná pouze přihlášenému uživateli. Zálohování elektronické pošty ředitele, vedoucích odborů Krajského úřadu Jihomoravského kraje, jakož i elektronické pošty členů Rady Jihomoravského kraje včetně hejtmana není centrálně řešeno tímto systémem, provádí si ji manuálně na základě svého uvážení. Do doby spuštění služby GFI MailArchiveru (od ledna 2008 ve zkušebním provozu, od března 2008 plný provoz systému) probíhalo zálohování schránek uživatelů podle potřeb uživatelů. Nejednalo se o archivaci, ale zálohování s cyklem 3 měsíců. Poté se záloha cyklicky přepisovala. Zálohoval se celý obsah poštovního serveru jako celku, ne jednotlivé schránky. Tento systém byl nepružný a obnova konkrétního mailu konkrétního uživatele byla časově
i technicky velmi náročná.
k písm. f) Žádosti:
- povinný subjekt nemá k dispozici žádnou e-mailovou korespondenci hejtmana, náměstka hejtnama Ing. Venclíka ani náměstkyně hejtmana Ing. arch. Procházkové, za Vámi uvedené období, kterou by bylo možno považovat za korespondenci vztahující se k působnosti Jihomoravského kraje, tj. za informace, které je Jihomoravský kraj jako povinný subjekt povinen poskytovat žadatelům na základě zákona č. 106/1999 Sb. Pro úplnost uvádíme, že tyto osoby své e-mailové schránky průběžně promazávají.
k písm. d) Žádosti:
- povinný subjekt nemá k dispozici žádnou e-mailovou korespondenci člena Rady Jihomoravského kraje Ing. Venclíka ani náměstkyně hejtmana Ing. arch. Procházkové, za Vámi uvedené období, kterou by bylo možno považovat za korespondenci vztahující se k působnosti Jihomoravského kraje, tj. za informace, které je Jihomoravský kraj jako povinný subjekt povinen poskytovat žadatelům na základě zákona č. 106/1999 Sb., jak již bylo uvedeno výše tyto osoby své e-mailové schránky průběžně promazávají.
Žádné další informace ve smyslu ustanovení § 3 odst. 3 zákona č. 106/1999 Sb. povinný subjekt nemá.
S pozdravem
Mgr. Martin Mikš
vedoucí odboru kontrolního a právního
v. z. JUDr. Dagmar Dorovská, v. r.
vedoucí oddělení stížností, petic a vnitřní
kontroly odboru kontrolního a právního
IČ DIČ Telefon Fax E-mail Internet