Informace č.j.: JMK 111195/2008
Jihomoravský kraj
Krajský úřad Jihomoravského kraje
Žerotínovo nám. 3/5, 601 82 Brno
Váš dopis zn./ ČJ. Sp.Zn. Vyřizuje/linka Brno
ze dne JMK 111195/2008 S-JMK 111195/2008 OKP Krásná/541651233 17. 9. 2008
„Výmaz elektronické pošty“ – poskytnutí informace
Vážení,
dne 24. 8. 2008 byla na elektronickou podatelnu Jihomoravského kraje a jeho orgánů doručena Vaše žádost o poskytnutí informace podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon č. 106/1999 Sb.“) s názvem „Žádost o informace dle zákona 106/99 – výmaz elektronické pošty“ (dále jen „Žádost“).
V Žádosti uvádíte:
„Ve sdělení Moravského zemského archivu čj. 257/08-Brz je uvedena informace, že vedení úřadu (JMK) rozhodlo o okamžitém výmazu elektronické pošty velených zástupců.
Dále je zde uvedeno, že bude z úrovně odboru archivní a spisové služby MV přezkoumána otázka archivace elektronické pošty volených zástupců a že bude v této věci vypracován materiál, aby mohla být přijata opatření k nápravě.
Požadujeme
a) předat kopii veškeré korespondence JMK s MV a MZA ve věci tohoto a dalších kontrol (včetně výkonu dozoru) ve věci ‚aspisové‘ a archivní služby v rámci JMK, a to od 1.1.2008.
b) sdělit, které osoby z vedení úřadu rozhodly o okamžitém výmazu elektronické pošty volených zástupců a předat kopii veškeré korespondence dokládající podklady použité bezprostředně pro toto rozhodnutí, kopii předmětného rozhodnutí o výmazu a veškeré přímo následné korespondence, včetně informace pro osoby, kterých se výmaz týkal.
c) sdělit, kdy byl předmětný výmaz proveden, kterých poštovních schránek se týkal a za jaké období.
d) sdělit, za které období je ke dni odpovědi na tuto žádost archivována, resp. zálohována, elektronická pošta pro volené zástupce (hejtmana a radní JMK).
e) sdělit, kterým osobám z řad, ředitele, vedoucích odborů, ‚hetmana‘ a radních, a od kdy není ‚není‘ zálohována a archivována elektronická pošta a předat kopie veškeré korespondence dokládající, že tento režim byl uveden do života a je provozován, a to za období od 1.1.2006.
f) předat na CDROM kopii veškeré emailové korespondence hejtmana, náměstka hejtmana ing. Venclíka, náměstkyně hejtmana ing. arch. Procházkové, a to za období od 1.9.2007 do 30.9.2007, tj. za období, které neprošlo do dne podání této žádosti nejkratší jednoroční skartační lhůtou a za období, které předchází rozhodnutí o výmazu elektronické pošty.
Korespondencí se rozumí veškerá korespondence přijatá i odeslaná, listinná,
emailová i faxová, zápisy/záznamy z jednání, ‚informormace‘ o čase, místě a účastnících jednání, pokud nebyl pořizován zápis/záznam z jednání, a dokumenty předané osobně či na podatelnu JMK. Pod pojem korespondence spadají i smlouvy o dílo, objednávky, předávací protokoly a faktury.
Dokumenty existující elektronicky požadujeme elektronicky.
Žádný dokument nepožadujeme více než 1x.
Grafické přílohy, které neexistují elektronicky, požadujeme předat jako černo-bílé kopie.
Má-li nějaký dokument více než 30 stran a neexistuje-li elektronicky, požadujeme prvních 20 a posledních 10 stran.
S ohledem na skutečnost, že poskytnutí Vámi požadovaných informaci bylo spojeno s určitými náklady na jejich vydání, byli jste dopisem Jihomoravského kraje č.j.: JMK 117220/2008 ze dne 5. 9. 2008 vyzváni k zaplacení úhrady za požadované informace. Úhrada ve výši 40,40 Kč byla na účet Jihomoravského kraje připsána dne 15. 9. 2008.
V souladu s § 14 odst. 5 písm. d) zákona č. 106/1999 Sb. Vám v příloze zasíláme kopie Vámi požadovaných informací, resp. sdělujeme následující:
k písm. a) Žádosti Vám předáváme:
- kopii oznámení Moravského zemského archivu v Brně o provedení státní kontroly č.j.: MZA 257/08/01-Brz ze dne 1. 2. 2008,
- kopii Protokolu ze státní kontroly, jehož předmětem byla kontrola spisového a skartačního řádu Krajského úřadu Jihomoravského kraje č.j.: MZA 257/08/04 ze dne 25. 2. 2008,
- kopii oznámení Moravského zemského archivu v Brně o provedení státní kontroly č.j.: MZA 2457/08/01-Brz ze dne 11. 6. 2008,
- kopii Protokolu ze státní kontroly, jehož předmětem byla kontrola příjmu, evidence, rozdělování, oběh a vyřizování dokumentů Krajského úřadu Jihomoravského kraje č.j.: MZA 2457/08/04 ze dne 8. 7. 2008, včetně příloh.
k písm. b) Žádosti Vám sdělujeme následující:
- ve své Žádosti se dotazujete na výmaz elektronické pošty „volených zástupců“. Zákon č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o krajích“) a jiné právní předpisy upravující působnost krajů pojem „volený zástupce“ neznají, zákon o krajích používá pouze pojmy „člen zastupitelstva kraje“, příp. „orgány kraje“(tj. zastupitelstvo kraje, rada kraje, hejtman kraje). Ve smyslu zákona č.106/1999 Sb. jsou subjekty povinnými poskytovat informace vztahující se k jejich působnosti mj. územní samosprávné celky, resp. v některých případech jejich orgány. S ohledem na výše uvedené má povinný subjekt za to, že Váš dotaz na rozhodnutí o výmazu elektronické pošty „volených zástupců“ směřoval k informacím týkajícím se rozhodnutí povinného subjektu o výmazu elektronické pošty členů Zastupitelstva Jihomoravského kraje. K tomu sdělujeme, že Jihomoravský kraj jako povinný subjekt nemá žádné rozhodnutí, kterým by orgány kraje rozhodly o „okamžitém výmazu elektronické pošty volených zástupců“, resp. okamžitém výmazu elektronické pošty jednotlivých členů zastupitelstva kraje.
Nad rámec Vaší Žádosti Vám sdělujeme, že Jihomoravský kraj máv souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, spisovou službu upravenu vnitřním předpisem – směrnicí 3/INA-KrÚ Spisový a skartační řád, který byl jako vnitřní organizační předpis Krajského úřadu Jihomoravského kraje vydán jeho ředitelem. Úprava v této směrnici obsažená splňuje nejen archivní legislativu, ale i vyhlášku č. 496/2004 SB., o elektronických podatelnách (viz. kopie Protokolu ze státní kontroly, jehož předmětem byla kontrola spisového a skartačního řádu Krajského úřadu Jihomoravského kraje č.j.: MZA 257/08/04 ze dne 25. 2. 2008). Z technického hlediska je pro archivaci elektronické pošty na Krajském úřadě Jihomoravského kraje nainstalován a zprovozněn program GFI MailArchiver. Podle nastavených pravidel je archivována pošta externí, interní, příchozí i odchozí. Takto archivovaná elektronická pošta je přístupná pouze přihlášenému uživateli. Zálohování elektronické pošty členů Zastupitelstva Jihomoravského kraje a politických klubů není centrálně řešeno tímto systémem, provádí si ji manuálně na základě svého uvážení, v této souvislosti upozorňujeme, že jednotliví členové zastupitelstva nejsou povinnými subjekty ve smyslu zákona č. 106/1999 Sb.
k písm. c) Žádosti:
- ve vztahu k „voleným zástupcům“, resp. členům zastupitelstva kraje nebyl povinným subjektem proveden žádný výmaz jejich elektronické pošty. Nad rámec Vaší žádosti Vám sdělujeme, že na Krajském úřadě Jihomoravského kraje probíhalo do doby spuštění služby GFI MailArchiveru zálohování schránek uživatelů podle potřeb uživatelů. Nejednalo se o archivaci, ale zálohování s cyklem 3 měsíců. Poté se záloha cyklicky přepisovala. Zálohoval se celý obsah poštovního serveru jako celku, ne jednotlivé schránky. Tento systém byl nepružný a obnova konkrétního mailu konkrétního uživatele byla časově i technicky velmi náročná.
k písm. d) Žádosti:
- sdělujeme s odkazem na výše uvedené, že zálohování, resp. archivace e-mailových schránek „volených zástupců“(zde konkrétně hejtmana a členů Rady Jihomoravského kraje, dle Vaší další specifikace k bodu d) Žádosti) je na jejich vlastním uvážení, resp. není centrálně řízeno.
k písm. e) Žádosti:
- odkazujeme na výše uvedené. Z technického hlediska je pro archivaci elektronické pošty na Krajském úřadě Jihomoravského kraje nainstalován a zprovozněn program GFI MailArchiver. Podle nastavených pravidel je archivována pošta externí, interní, příchozí i odchozí. Takto archivovaná elektronická pošta je přístupná pouze přihlášenému uživateli. Zálohování elektronické pošty ředitele, vedoucích odborů Krajského úřadu Jihomoravského kraje, jakož i elektronické pošty členů Rady Jihomoravského kraje včetně hejtmana není centrálně řešeno tímto systémem, provádí si ji manuálně na základě svého uvážení. Do doby spuštění služby GFI MailArchiveru (od ledna 2008 ve zkušebním provozu, od března 2008 plný provoz systému) probíhalo zálohování schránek uživatelů podle potřeb uživatelů. Nejednalo se o archivaci, ale zálohování s cyklem 3 měsíců. Poté se záloha cyklicky přepisovala. Zálohoval se celý obsah poštovního serveru jako celku, ne jednotlivé schránky. Tento systém byl nepružný a obnova konkrétního mailu konkrétního uživatele byla časově i technicky velmi náročná.
k písm. f) Žádosti:
- povinný subjekt nemá k dispozici žádnou e-mailovou korespondenci hejtmana, 1. náměstka hejtnama Ing. Venclíka ani náměstkyně hejtmana Ing. arch. Procházkové, za Vámi uvedené období, kterou by bylo možno považovat za korespondenci vztahující se k působnosti Jihomoravského kraje, tj. za informace, které je Jihomoravský kraj jako povinný subjekt povinen poskytovat žadatelům na základě zákona č. 106/1999 Sb.
Žádné další informace ve smyslu ustanovení § 3 odst. 3 zákona č. 106/1999 Sb. povinný subjekt nemá.
S pozdravem
Mgr. Martin Mikš, v. r.
vedoucí odboru kontrolního a právního
Přílohy: dle textu (4x A4 jednostranný, 4x A4 oboustranný)
IČ DIČ Telefon Fax E-mail Internet