Informace č.j.: JMK 34738/2009

Jihomoravský kraj
Krajský úřad Jihomoravského kraje
Žerotínovo nám. 3/5, 601 82 Brno
 
 
 
Váš dopis zn./                ČJ.                                              Sp.Zn.                                                     Vyřizuje/linka                                           Brno
ze dne                              JMK 34738/2009                    S–JMK 15084/2009 OKP                  Mgr. Poláčková/541651217                 4. 3. 2009
                                                                       
 
„Žádost o informace dle zákona 106/99 – oficiální protokol a používání osobních emailových schránek“ – poskytnutí informace
 
 
Vážení,
 
            dne 2. 2. 2009 byla na elektronickou podatelnu Jihomoravského kraje a jeho orgánů doručena Vaše žádost o poskytnutí informace dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon 106/1999 Sb.“) s názvem „Žádost o informace dle zákona 106/99 – oficiální protokol a používání osobních emailových schránek“ (dále jen „Žádost“).
 
            V Žádosti uvádíte:
Požadujeme:
a)      předat sdělit definici „oficiálního protokolu“ a předat dokument, kterým je termín v rámci KrÚ JMK zaveden
b)     předat kopii dokumentu JMK, který definuje statut a použití osobních emailových schránek jak pro zaměstnance KrU JMK, tak i pro členy Rady JMK.
 
V souladu s ust. § 14 odst. 5 písm. d) zákona č. 106/1999 Sb. Vám poskytujeme níže uvedené informace.
 
K bodu a) Žádosti sdělujeme, že povinný subjekt nemá a ani není povinen mít k dispozici žádné požadované informace, tj. povinný subjekt nemá k dispozici žádný dokument, kterým by byl termín „oficiální protokol“ zaveden v jeho orgánech. Byl-li tento termín použit ve Vámi citovaném sdělení, byl použit v obecné významové rovině. K tomu odkazujeme na definice termínů „oficiální“ a „protokol“ uvedené např. ve Slovníku spisovné češtiny pro školu a veřejnost zpracovaném lexikografickým kolektivem Ústavu pro jazyk český AV ČR, nakl. Academia, nakladatelství AV ČR, Legerova 61, 120 00 Praha 2 (viz. str. 241 a 316); příp. v Novém akademickém slovníku cizích slov, autora Jiřího Krause a kol., nakl. Academia, Středisko společenských činností AV ČR, v.v.i., Vodičkova 40, 110 00 Praha1 - „oficiální“ (str. 567) a „protokol“(str. 661). Z definicí zde uvedených vyplývá, že pod pojmem „oficiální protokol“ lze chápat mj. úřední záznamy o došlých podáních. Jestliže Vám tedy bylo sděleno, že „emailová korespondence ing. arch. Procházkové není evidována v oficiálním protokolu a tudíž se nejedná o informace úředního charakteru,“ je třeba toto sdělení chápat tak, že tato emailová korespondence není bezvýhradně evidována dle pravidel pro úřední korespondenci platných u povinného subjektu. K platným pravidlům viz. ustanovení vnitřního normativního aktu - směrnice 3/INA-KrÚ Spisový a skartační řád. Evidence emailové korespondence se týkají zejm. ustanovení části 2. Spisový řád, odst. 2. 1. Příjem zásilek, bodů 12 až 14:  
 
„12. Podání doručené prostřednictvím elektronické podatelny se zpracovává v modulu Podatelna programu Ginis. Tento modul zkontroluje přítomnost viru, ověří el. podpis a čitelnost zprávy a odešle odesilateli potvrzení o výsledku těchto kontrol. Toto potvrzení je podepsáno uznávaným elektronickým podpisem obsluhy el. podatelny. V případě, že je kontrolované podání v pořádku, obsluha el. podatelny jej zaeviduje, vytiskne a předá příslušnému odboru k vyřízení. Originál el. podání je automaticky uložen v programu Ginis. S elektronickým podáním se dále zachází jako s běžným dokumentem.
Pokud el. podání obsahuje viry, je podepsáno neplatným el. podpisem nebo je nečitelné, obsluha el. podatelny jeho přijetí odmítne. O odmítnutí el. podání je odesilatel uvědomen automaticky generovanou zprávou podepsanou uznávaným elektronickým podpisem obsluhy.
 
13. Podání doručené prostřednictvím el. pošty do osobní e-mailové schránky zaměstnance (v programu Microsoft Outlook), zaměstnanec dle zvážení a pokynů vedoucího odboru (dle svého zvážení, v případě, že se nejedná o osobu zařazenou do některého z odborů Úřadu) vytiskne, označí kódem PID a zaeviduje do programu Ginis. S podáním se dále zachází jako s běžným dokumentem.
 
14. Podání doručená faxem, e-mailem nebo telefonicky přebírají sekretariáty všech odborů úřadu a všechny sekretariáty uvolněných členů zastupitelstva. Fax, e-mail a stručný zápis telefonického podání zpracovatel bezodkladně předá příslušnému adresátovi (odboru), který jej dle zvážení a pokynů vedoucího odboru (dle svého zvážení, v případě, že se nejedná o osobu zařazenou do některého z odborů Úřadu), označí kódem PID a zaeviduje. E-mail zpracovatel před zaevidováním vytiskne.“
 
Pro úplnost dodáváme, že kopie směrnice 3/INA-KrÚ Spisový a skartační řád Vám již byla poskytnuta sdělením povinného subjektu č.j. JMK 75471/2008, sp.zn. S-JMK 72023/2008 OKŘ ze dne 9.6.2008 a není Vám proto opakovaně zasílána, neboť v citované úpravě nedošlo k žádné změně.
 
K bodu b) Žádosti v příloze zasíláme kopii vnitřního normativního aktu – směrnice 11/INA-KrÚ Pravidla používání výpočetní techniky, počítačové sítě a užívání software. Jak již bylo uvedeno výše kopie  směrnice 3/INA-KrÚ Spisový a skartační řád Vám již byla poskytnuta sdělením povinného subjektu č.j. JMK 75471/2008, sp.zn. S-JMK 72023/2008 OKŘ ze dne 9.6.2008.
 
 
            S pozdravem
 
                                                                                                                       Mgr. Martin Mikš, v.r.
                                                                                                          vedoucí odboru kontrolního a právního
Příloha: dle textu
 
 
IČ                              DIČ                                Telefon                         Fax                              E-mail                                                 Internet
70888337                  CZ70888337                 541651233                   541651289                   posta@kr-jihomoravsky.cz                   www.kr-jihomoravsky.cz