Informace č.j.: JMK 31500/2009

Jihomoravský kraj
Krajský úřad Jihomoravského kraje
Žerotínovo nám. 3/5, 601 82 Brno
 
  
Váš dopis zn./                   ČJ.                                               Sp.Zn.                                                        Vyřizuje/linka                                   Brno
ze dne                                 JMK 31500/2009                    S-JMK 150692/2008 OKP                    Poláčková/541651217                   2. 3. 2009
 
 
„Výmaz elektronické pošty/2“ – poskytnutí informace
 
 
Vážení,
 
dne 23. 11. 2008 byla na elektronickou podatelnu Jihomoravského kraje a jeho orgánů doručena Vaše žádost o poskytnutí informace podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon č. 106/1999 Sb.“) s názvem „Žádost o informace dle zákona 106/99 – výmaz elektronické pošty/2“ (dále jen „Žádost“).
 
            V Žádosti uvádíte:
Ve sdělení Moravského zemského archivu čj. 257/08-Brz je uvedena informace, že vedení úřadu (JMK) rozhodlo o okamžitém výmazu elektronické pošty volených zástupců.
Dále je zde uvedeno, že bude z úrovně odboru archivní a spisové služby MV přezkoumána otázka archivace elektronické pošty volených zástupců a že bude v této věci vypracován materiál, aby mohla být přijata opatření k nápravě.
Požadujeme
a) sdělit, za které období je ke dni odpovědi na tuto žádost archivována, resp. zálohována, elektronická pošta pro volené zástupce (hejtmana a radní JMK).
b) sdělit, kterým konkrétním osobám z řad, ředitele, vedoucích odborů, ‚hetmana‘ a radních, a od kdy není ‚není‘ zálohována a archivována elektronická pošta a předat kopie veškeré korespondence dokládající, že tento režim byl uveden do života a je provozován, a to za období od 1.1.2007.
f) předat na CDROM kopii veškeré emailové korespondence hejtmana, náměstka hejtmana ing. Venclíka, náměstkyně hejtmana ing. arch. Procházkové, a to za období od 1.9.2008 do 21.11.2008, tj. za období, které neprošlo do dne podání této žádosti nejkratšízakonnou (tj. jednoroční) skartační lhůtou.
d) předat na CDROM kopii veškeré emailové korespondence radního ing. Venclíka, náměstkyně hejtmana ing. arch. Procházkové, a to za období od 21. 11. 2008, tj. za období, které neprošlo do dne podání této žádosti nejkratšízakonnou (tj. jednoroční) skartační lhůtou.
 
Korespondencí se rozumí veškerá korespondence přijatá i odeslaná, listinná, emailová i faxová, zápisy/záznamy z jednání, ‚informormace‘ o čase, místě a účastnících jednání, pokud nebyl pořizován zápis/záznam z jednání, a dokumenty předané osobně či na podatelnu JMK. Pod pojem korespondence spadají i smlouvy o dílo, objednávky, předávací protokoly a faktury.
 
Dokumenty existující elektronicky požadujeme elektronicky.
Žádný dokument nepožadujeme více než 1x.
Grafické přílohy, které neexistují elektronicky, požadujeme předat jako černo-bílé kopie.
Má-li nějaký dokument více než 30 stran a neexistuje-li elektronicky, požadujeme prvních
20 a posledních 10 stran.
 
Dle názoru nadřízeného orgánu povinný subjekt při poskytování informací týkajících se korespondence dokládající provoz systému elektronické archivace dokumentů a eventuální listinné e-mailové úřední korespondence pochybil, když se konkrétně nevyjádřil k existenci příp. smlouvy o dílo, objednávky či faktury, resp. nesdělil důvody, proč takovou korespondencí nedisponuje a zároveň se jednoznačně nevyjádřil k existenci „fyzicky“ evidované e-mailové úřední korespondence. S ohledem na závěry nadřízeného orgánu uvedené v rozhodnutí Ministerstva vnitra č.j. MV – 660 – 4/ODK – 2009, ze dne 16. ledna 2009 a v souladu s § 14 odst. 5 písm. d) zákona č. 106/1999 Sb. Vám sdělujeme následující:
 
            Pro archivaci elektronické pošty má povinný subjekt instalován a zprovozněn program GFI MailArchiver. Jeho nákup byl realizován v závěru roku 2006. Zálohovaná elektronická pošta je přístupná pouze přihlášenému uživateli. Po třech měsících se zálohy automaticky přepisují. Zálohování elektronické pošty vedoucích odborů, uvolněných zastupitelů a politických klubů není centrálně řešeno tímto systémem, provádí ji manuálně na základě svého uvážení. Tato informace byla vzata na vědomí na poradě ředitele Krajského úřadu Jihomoravského kraje s vedoucími odborů dne 23. 4. 2007 (viz. příloha Zápis z porady ředitele KrÚ JMK č. 13 a rozhodnutí Krajského úřadu Jihomoravského kraje sp.zn. S-JMK 150692/2008 OKP ze dne 2. 3. 2009). Archivaci el. pošty v elektronické podobě úřad neprovádí. Archivace je u povinného subjektu upravena vnitřním předpisem – směrnicí 3/INA-KrÚ Spisový a skartační řád, který byl jako vnitřní organizační předpis Krajského úřadu Jihomoravského kraje vydán jeho ředitelem. Úprava v této směrnici obsažená splňuje nejen archivní legislativu, ale i vyhlášku č. 496/2004 SB., o elektronických podatelnách (viz. kopie Protokolu ze státní kontroly, jehož předmětem byla kontrola spisového a skartačního řádu Krajského úřadu Jihomoravského kraje č.j.: MZA 257/08/04 ze dne 25. 2. 2008, kopie Vám byla poskytnuta sdělením č.j. JMK 111195/2008 ze dne 17. 9. 2008).
 
            K informacím požadovaným pod písm. f) a d) Žádosti Vám opakovaně sdělujeme, že povinný subjekt nemá k dispozici žádnou e-mailovou korespondenci uvedených osob, za Vámi požadované období, kterou by bylo možno považovat za korespondenci vztahující se k působnosti Jihomoravského kraje, tj. za informace, které je Jihomoravský kraj jako povinný subjekt povinen poskytovat žadatelům na základě zákona č. 106/1999 Sb. Prověřena přitom byla existence jak e-mailové korespondence uvedených osob v elektronické podobě, taki existence elektronické korespondence vytištěné (v listinné podobě) evidované, a to i s ohledem na definici korespondence uvedenou ve Vaší Žádosti.
 
 
S pozdravem
 
                            Mgr. Martin Mikš, v.r.     
                                                                                                            vedoucí odboru kontrolního a právního
                                                                                    
Příloha: dle textu
                                                          
IČ                              DIČ                                 Telefon                        Fax                              E-mail                                                  Internet
70888337                  CZ70888337                  541651217                  541651289                   posta@kr-jihomoravsky.cz                   www.kr-jihomoravsky.cz